Ett viktigt styrinstrument

Programplanen ska skriftligen godkännas av Mistras VD, något som även måste ske innan ett program eller centrumbildning kan rekvirera medel. Planen ska uppdateras varje år och varje ny version ska godkännas av Mistra. Varje ny version av programplanen ska föras in som en bilaga i programavtalet. Nedan beskrivs programplanens disposition och kraven på den årliga uppdateringen.

Att skriva en programplan – inför år 1

Programplanen består av två delar:

Del A (programbeskrivningen) hämtas direkt från programansökan och utgör den inledande delen i programplanen. Som ett riktmärke ska del A vara 30 sidor och ska skrivas på engelska. Här ingår följande delar:

1. Vision, mål och förväntade effekter
2. Programmets vetenskapliga värde, inklusive ’state of the art’
3. Programmets samhällsnytta
4. Programmets organisation
5. Kompetens och nätverk
6. Beskrivning av ingående projekt
7. Kommunikation och implementering

I de fall Mistras styrelse beslutat om vissa förutsättningar för programstart, som kräver kompletteringar i programplanen, ska dessa inarbetas i del A. Den här delen av planen ändras sedan inte under den första programfasen.

Del B (årlig uppdatering) utgår också från ansökan, men är ett arbetsdokument som i högre detaljeringsgrad beskriver programmets budget för de olika arbetspaketen, planerade leveranser (”planned deliverables”) och resultat som förväntas under programmets första fas samt mer i detalj under programmets första år. Betydande förändringar i programmets organisation och kompetens/nätverk (punkt 4 och 5 i del A) ska också kortfattat tas upp här. Programplanen ska även innehålla en översiktlig budget för hela satsningen och för alla ingående delar. Budgeten i ansökan används som utgångspunkt. Budgeten ska omfatta hela fasen och vara fördelad på fyra år.

Både Mistras finansiering fördelad på kostnadsslag och mottagande parter samt deltagande parters motfinansiering ska framgå. Budgeten ska utformas enligt Mistras riktlinjer för ekonomisk redovisning (se avsnittet om Ekonomi). Del B ska skrivas på engelska och bör inte överskrida 20 sidor.

Att uppdatera programplanen – inför år 2-4

År 2-4 aktualiseras enbart det aktiva arbetsdokument som utgörs av del B – årlig uppdatering (enligt ovan). År 2 och framåt rekommenderar Mistra att programplanen tydligt för varje arbetspaket specificerar ”acheived deliverables” (för året som har gått), ”planned deliverables” (för året som kommer) samt ”deviations from the plan” (avvikelser från föregående års planerade leveranser), samt hur dessa avvikelser hanteras. Den översiktliga budgeten för hela programfasen med utfall/prognos för tidigare/innevarande år samt årlig budgetuppdatering för kvarvarande år finns med här.

En uppdaterad Del B ska sändas till Mistra senast den 1 december varje år, om inte Mistra på förhand godkänt en annan tidpunkt. Mistra måste i sin tur meddela om programplanen godkänts före varje årsskifte. Utan en godkänd programplan kan programmet inte rekvirera fortsatta medel från Mistra. Även den uppdaterade del B bör inte överskrida 20 sidor.

Om ni söker och beviljas fas 2 – inför år 5-8

För de program som ansöker om och beviljas en ytterligare finansieringsfas startar arbetet med programplanen om. Ansökan för fas 2 utgör grunden för en ny del A (programbeskrivning) och en del B (årlig uppdatering) upprättas och aktualiseras årligen. För fas 2 behöver Mistra också en beskrivning av programmets planerade avslut i del B.

Vad menas med en leverans?

Exempel på leveranser:

• Tidskriftsartiklar, böcker, modeller eller synteser av det rådande kunskapsläget inom ett visst område.
• Doktorer och licentiater som är utbildade inom programmet.
• Forskningsbaserade inspel till utformningen av lagstiftning och andra styrmedel i Sverige, inom EU eller internationellt.
• Vetenskapligt underlag till internationella förhandlingar.
• Lättillgängliga synteser över kunskapsläget till beslutsfattare på olika nivåer (”policy briefs”) eller till kapitalförvaltare som vill investera i mer hållbar riktning (”investor briefs”).
• Prototyper till innovativa produkter eller underlag för utveckling av nya tjänster som kan bidra till minskad miljöbelastning.
• Öppna databaser och gränssnitt som kan bidra till ett mer evidensinformerat beslutsfattande.
• Debattartiklar och andra inlägg i samhällsdiskussionen samt utställningar, filmer och andra konstnärliga uttryck.