Automatgenererad bild.

Från vänster: Sofia Rickberg, Mistra Arctic Futures, Jonas Edvardsson, E4Mistra och Lars Frenning, Mistra Innovation på Mistras programchefsmöte på Högberga Gård i oktober 2012.

Publicerad

31 januari 2013

Programplan

Programstyrelse och programledning styr, leder och följer upp verksamheten utifrån en programplan som utvecklas från programansökan. Planen ska bland annat innehålla budget, planerade vetenskapliga leveranser och kommunikationsaktiviteter. Planen ska uppdateras årligen och godkännas av Mistra.

Ett viktigt styrinstrument

Programplanen ska skriftligen godkännas av Mistras VD, något som måste ske innan programmet kan rekvirera medel, om inte Mistra fattat beslut om något annat. Därefter ska programplanen uppdateras årligen och godkännas av Mistra. Programplanen utgör en bilaga till programavtalet. Nedan beskrivs programplanens disposition och kraven på den årliga uppdateringen.

Programplanens disposition

Programplanen består precis som den tidigare inskickade programansökan av två huvuddelar: Del A och Del B. Del A från ansökan utgör den inledande delen i programplanen; eventuellt med några revideringar utifrån Mistras styrelses beslut om programmet. Del A revideras därefter vanligen bara om programmet ansöker om finansiering av en ytterligare fas.

Del B utvecklas och konkretiseras däremot ytterligare i programplanen i samband med programstarten. Del B omarbetas därefter årligen och ska rapportera om uppnådda resultat, budgetläget och eventuella förändringar i planeringen.

Programplanens disposition ska följa rubrikerna nedan. Alla angivna punkter ska behandlas under respektive rubrik. Programstyrelsen kan dessutom ha ytterligare krav på planens innehåll. Programplanen ska skrivas på engelska och bör totalt inte omfatta mer än 100 sidor.

De planerade leveranserna (deliverables) ska beskrivas tydligt och konkret. Med planerade leveranser syftar Mistra på forskningens ”produkter” som kommer att brukas av andra forskare och/eller av de avsedda användarna. De planerade leveranserna kan vara gemensamma för hela programmet eller resultat i ett enskilt projekt. Tänk på att en aktivitet eller en rapport inte alltid utgör en leverans i sig, utan kanske är ett steg på vägen för att nå fram till en leverans.

Exempel på leveranser:

  • Vetenskapliga leveranser kan exempelvis vara en tidskriftsartikel, en bok, en modell eller en syntes av det rådande kunskapsläget inom ett visst område. Doktorer och licentiater med eftertraktad kompetens som är utbildade inom programmet är också en vetenskaplig leverans.
  • Leveranser till användarna kan exempelvis vara ett vetenskapligt underlag till en internationell miljöförhandling, en lättillgänglig syntes över kunskapsläget om hur en naturresurs kan förvaltas eller en prototyp till en ny produkt som kan bidra till minskad miljöbelastning.

Programplanen ska även innehålla en översiktlig budget för hela fasen samt en specificerad årlig budget för hela programmet och för alla ingående delar, utformad enligt Mistras riktlinjer för ekonomisk redovisning (se avsnittet om Ekonomi). Mistra rekommenderar att cirka tio procent av programmets medel avsätts i en strategisk reserv för programstyrelsen.

På så sätt har programmet möjlighet att genomföra aktiviteter längre fram som är viktiga, men som inte kunde förutses vid fasens början.

Planen för programmets avslutande fas (2–4 år) ska innehålla en tydlig redogörelse för hur programmet ska avslutas.

Årlig uppdatering av programplanen

Programplanens Del B ska uppdateras årligen genom att uppnådda resultat och ekonomiskt utfall rapporteras. Eventuella förändringar i programmets planering ska också redovisas och motiveras.

En uppdaterad Del B ska sändas till Mistra senast den 1 december varje år om inte Mistra på förhand godkänt en annan tidpunkt. Planen ska sändas i elektronisk form. Mistra meddelar skriftligen om programplanen godkänts före varje årsskifte. Programplanen utgör en bilaga till programavtalet och utan en godkänd programplan kan programmet inte rekvirera fortsatta medel från Mistra.