Automatgenererad bild.

Diskussioner i fikapausen på Mistras programchefsmöte på Högberga Gård i oktober 2012.

Publicerad

31 januari 2013

Mistraprogrammets organisation

I Mistraprogram ska många människor arbeta tillsammans mot ett gemensamt mål. Det är viktigt att programmet har både ett forskarperspektiv och ett användarperspektiv. För att garantera detta har alla Mistraprogram en särskild organisation.

Programvärden

Alla Mistraprogram har en programvärd som kan vara ett universitet, en högskola, ett forskningsinstitut, ett företag eller någon annan organisation. Mistra är själv aldrig värd för Mistraprogrammen utan är en renodlad forskningsinvesterare.

Programvärden har ansvar för:
• Att programmet genomförs
• Förvaltningen av anvisade medel
• Ekonomisk och juridisk administration, i samarbete med övriga parter i programmet.

Efter att Mistras styrelse beslutat att Mistra ska investera i ett program upprättas ett avtal mellan Mistra och programvärden, ett så kallat programavtal. I programavtalet regleras förhållandet mellan Mistra och programvärden och villkoren för programmets ekonomi och genomförande.

Programstyrelsen

Programvärden utser en programstyrelse i samråd med och efter godkännande av Mistra. Programstyrelsen har på uppdrag av programvärden det övergripande ansvaret för programmets inriktning, kvalitet och ekonomi. Programstyrelsen ska vara ett stöd för programchefen i programmets arbete.

Programstyrelsen har normalt fem till sju ledamöter. En majoritet av ledamöterna ska vara tänkta användare av forskningsresultaten. Ordföranden ska ha en fristående ställning i förhållande till programmet. Personer verksamma inom programmet får inte ingå i programstyrelsen.

Syftet med programstyrelsens sammansättning är att säkerställa ett aktivt användarperspektiv under hela programmets liv. I programstyrelsen är Mistras programansvariga eller annan representant adjungerad. Det betyder att Mistras representant har närvarande- och yttranderätt, men inte rösträtt.

Programstyrelsen ska:

  • Fastställa planer och budget för programmet utifrån programmets målsättning.
  • Besluta om, styra och följa upp den forskning som utförs inom programmet.
  • Besluta om hur programmets strategiska reserv används.
  • Följa upp programmets ekonomiska utfall mot budget.
  • Verka för ett aktivt engagemang från näringslivet och andra användare och se till att information om programmet och forskningsresultaten kommuniceras effektivt.
  • Svara för att forskningsresultaten nyttiggörs.
  • Fastställa verksamhetsinstruktioner för programchefen.
  • Utse och definiera uppgifter för eventuella referensgrupper.
  • I samarbete med programvärden lämna förslag till årligen uppdaterad programplan.
  • Lämna årliga verksamhetsrapporter (årsrapporter).
  • Lämna en slutrapport.

Programstyrelsen ska sammanträda minst tre gånger per år, men det är vanligt med fyra till fem sammanträden varje år. Programstyrelsens ordförande är sammankallande. Även en majoritet av ledamöterna, programchefen, Mistra eller programvärden har rätt att sammankalla till möten vid behov. Vid sammanträdena ska protokoll upprättas. Protokollen förvaras av programvärden. Kopia ska skickas till Mistra. Länk till riktlinjer för arvodering av styrelseledamöter inom Mistras program.PDF

Programchefen

Att leda ett Mistraprogram innebär att leda det operativa arbetet i programmet – över gränserna mellan forskning och praktik och över olika vetenskapliga discipliner. Programchefen utses av programstyrelsen på uppdrag av programvärden. Beslut om programchef sker alltid i samråd med Mistra.

Programchefen har ansvar för den dagliga ledningen av programmet. Han eller hon är föredragande vid programstyrelsens sammanträden och verkställer programstyrelsens beslut. Programchefen ansvarar för att skapa och upprätthålla god samverkan inom programmet.

Hon eller han ska även svara för uppföljning av projekten och se till att programmets resultat ställs samman. Programchefen är ansvarig för att medel rekvireras och redovisas enligt avtal.

Programchefen har det operativa ansvaret för att programmet hela tiden för en aktiv dialog med de avsedda användarna av forskningsresultaten. Här behöver programmets arbete organiseras på ett sätt som möjliggör och stimulerar dialogen mellan användarna och de verksamma inom Mistraprogrammet. Programchefen har även det operativa ansvaret för att resultaten kommer till användning. Programchefens uppgifter bestäms närmare av programstyrelsen.

Ledningsgrupp

Programchefen kan knyta en programledningsgrupp till sig. Olika perspektiv inom programmets verksamhet bör vara företrädda i ledningsgruppen, exempelvis tekniska, naturvetenskapliga och samhällsvetenskapliga perspektiv eller olika branschperspektiv. Det är vanligt att projektledarna ingår i ledningsgruppen, men det är inte nödvändigt. Andra personer som kan komma ifråga är exempelvis kommunikationsansvarig och ekonomiansvarig.

Programgemensamma funktioner

Alla Mistraprogram ska ha vissa programgemensamma funktioner för administration, kommunikation och kontakter med användare. Programstyrelsen fattar beslut om att avsätta tillräckliga medel i programbudgeten för dessa funktioner och om hur de ska organiseras.

Det måste avsättas tillräckligt med tid för administrationen inom programmet för att organisation och ledning ska fungera. Om programmets upplägg kräver mycket administration eller om programchefen har begränsat med tid för dessa uppgifter, bör programmet anlita en särskild administratör eller koordinator.

Kommunikatören har en central roll i programmet. Uppgifternas inriktning avgör kompetensbehovet hos personen i och med att vissa program behöver en brett riktad kommunikation, medan andra program kan arbeta mer fokuserat mot en avgränsad målgrupp. Inriktningen bestäms av programmets mål. Det krävs en professionell kommunikatör för uppgifterna.

Projekt med projektledare

Programmets verksamhet genomförs i allmänhet inom ramen för olika projekt som vart och ett har en projektledare. Det är viktigt att alla verksamma inom ett projekt har god kännedom om projektets relation till programmet i sin helhet.

Om doktorander ingår i programmet är det viktigt att både doktoranderna och deras handledare är väl bekanta med Mistraprogrammets mål. Universitetets eller högskolans krav på avhandlingsarbetet måste kunna förenas med programmets krav på forskningen.

Mistra och programmen

På Mistras kansli har varje program en kontaktperson, en så kallad programansvarig. Den programansvariga är adjungerad i programstyrelsen, vilket betyder att han eller hon har närvarande- och yttranderätt, men inte rösträtt. Avsikten är att stödja programstyrelsen i dess arbete och att skapa ett aktivt erfarenhetsutbyte mellan programstyrelsen och Mistra.

Det är alltid programstyrelsen och programchefen som svarar för ledningen av programmet. Mistra ingriper enbart i pågående program i vissa speciella situationer.

Exempel på situationer där Mistra kan ingripa:

  • Frågor rörande programavtalet mellan Mistra och programvärd och dess upprätthållande.
  • Tillsammans med programvärden: förordnande och entledigande av programstyrelse.
  • Tillsammans med programvärden och programstyrelsen: förordnande och entledigande av programchef.
  • Årligt godkännande av programplanen inklusive kommunikationsplan (programplanen revideras årligen, se avsnitt om programplanen nedan).
  • Löpande granskning av programmets ekonomiska redovisning och utbetalning av rekvirerade medel.
  • Vid brister i den ekonomiska redovisningen.